Úvod » Naše riešenia » Čo je správa dát?

Čo je správa dát?

Správa dát sa dá definovať ako "Systematizácia a systematická kontrola firemných údajov prispôsobená k operatívnej prevádzke firmy". Dokument musíme riešiť od príjmu alebo vystavenia až po jeho skartáciu, často to nazývame ako Životné obdobia správy údajov, ktoré môžeme rozdeliť na 4 úrovne: aktívne, poloaktívne, na archivovanie a na skartovanie Fellowes ponúka riešenie správy dát pre všetky životné cykly údajov.

Výraz údaj zahŕňa v sebe zmluvy, hlásenia, súvisiace dokumenty, a všetky ostatné materiály, resp. údaj, mediálny materiál hocijakého formátu, či už bol vytvorený vo firme alebo bol doručený od inej firmy

Prečo je dôležitá správa dát?

Informácia je základný ale nepostrádateľný majetkový prvok firmy, zákonmi je stanovené, že aj najmenšie firmy musia viesť presnú evidenciu svojich údajov týkajúce sa určitého obdobia (pre účely účtovníctva, auditu, zdaňovania, dôchodku, zdravotníctva a bezpečnosti). Kvôli nevhodnej správe dokumentov a dát môžu dokumenty zmiznúť, čo môže mať za následok aj odňatie povolenia na prevádzku, pokutu, väzenie a v konečnom dôsledku aj krach, preto je veľmi dôležité vhodné usporiadanie a skladovanie dokumentov, aby boli vždy ľahko dostupné, keď ich budeme potrebovať.
Vďaka vývoji technológií sa rýchlosť zberu a vytvárania informácií výrazne zvýšila, čoho výsledkom je ešte väčšie množstvo údajov. Ak to nebudeme spravovať dostatočne účinne, môže to viesť k duplicite údajov, k zhoršeniu účinnosti a ku zvýšeným nákladom na skladovanie. Výsledkom účinnej správy dokumentov a dát je zmiernenie nákladov a vylepšenie prevádzkovej efektivity.

Ako môže účinný Systém na správu dát zlepšiť výsledky podniku?

  1. Pravidelná skartácia dokumentov zvyšuje voľný priestor v kancelárii a znižuje náklady na skladovanie papiera.
  2. Uľahčí splniť zákonné záväzky, a pomáha dodržiavať bezpečnostné predpisy podniku.
  3. Zoskupenie údajov podľa predmetu, dôležitosti a dátumu zvyšuje spoľahlivosť a zjednodušuje spätné vyhľadávanie, čím sa dá ušetriť cenný čas.
  4. Poskytuje väčšiu ochranu proti náhodnému alebo náhlivému vymazaniu údajov
  5. Väčšia bezpečnosť pre nepostrádateľný údaje alebo informácie pre prípad nastania núdzového stavu podniku
  6. Zabezpečuje skladovanie údajov v optimálnej forme a prostredí
  7. Pomáha predchádzať zlej systematizácii údajov a znižuje možnosť duplicity
  8. Vytvorí možnosť, aby sa vo vhodnom čase uskutočnila bezpečná skartácia dokumentov 

Široký výber produktov Fellowes Bankers Box  umožňuje ľahkú obsluhu dokumentov. Väčšina systematizačných riešení bola navrhnutá tak, aby sa dala použiť k priečinku s dvíhacím ramenom, ku krabici na archiváciu, k zakladačovému priečinku a aj k závesnému priečinku. Okrem toho ku kontajnerom na archiváciu ponúka Fellowes aj stolové usporiadače, ktoré do nich pasujú, tým šetrí cenný priestor.

Návod pomáha pri výbere v hodného systému skladovania, aby ste vybrali pre svoje požiadavky na systemizáciu a skladovanie najbližšie riešenie.

Keď je potreba dokumenty prepravovať, vyhľadávať , archivovať - najlepšou voľbou je krabica na skladovanie Bankers Box® .